Glossario

Glossario dell’ottica e del gestionale

I termini che ricorrono nell’ottica, nell’optometria e nella gestione di un negozio, spiegati in modo semplice. Dal Sistema TS al documento di spesa sanitaria, dai dati sanitari (art. 9) al DDT.

Fisco e privacy

Sistema Tessera Sanitaria (TS): Il sistema pubblico a cui l’ottica comunica le spese sanitarie dei clienti per il 730 precompilato. RiVedi prepara e invia le spese dal gestionale con le credenziali dell’ottica; per inviare serve l’accreditamento dell’ottica al Sistema TS.
Documento di spesa sanitaria: Il documento che RiVedi stampa dalla vendita per il 730: codice fiscale del cliente, righe sanitarie e IVA. Si consegna insieme allo scontrino del registratore telematico, che non sostituisce.
Scontrino parlante: Lo scontrino fiscale che riporta il codice fiscale del cliente, utile per la detrazione delle spese sanitarie. Lo emette il registratore telematico, non il gestionale: il collegamento fra RiVedi e il registratore si fa su misura per ogni negozio.
Spesa AD / AA: Codici di tipo spesa del Sistema TS: “AD” indica l’acquisto di dispositivi medici (per esempio occhiali e lenti correttive), “AA” altre spese sanitarie. In RiVedi ogni riga ha la sua natura, verificata prima di incassare.
Fattura elettronica (SdI): La fattura trasmessa tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Se la attivi, RiVedi emette e riceve le fatture elettroniche, nota di credito compresa; le fatture dei fornitori si abbinano agli arrivi di merce.
Art. 9 GDPR (categorie particolari): I dati relativi alla salute, come prescrizioni e anamnesi, sono “categorie particolari” secondo l’art. 9 del GDPR e richiedono tutele rafforzate. RiVedi li cifra con una chiave dedicata e registra ogni consultazione.
Marcatura CE e attestazione materiali: Occhiali e lenti correttive sono dispositivi medici (Reg. UE 2017/745). RiVedi stampa l’attestazione dei materiali, con montatura, lenti e la loro marcatura CE, e il certificato di garanzia da consegnare al cliente.

Vendite e cassa

Occhiale (lavorazione): In RiVedi è la scheda dell’occhiale da preparare: montatura, lenti, prescrizione, acconto, busta lavoro per il laboratorio e saldo. Passa dagli stati In lavorazione, Pronto e Consegnato.
Busta lavoro: L’ordine al laboratorio per montare le lenti. RiVedi la stampa dall’occhiale e ne segue lo stato: da inviare, inviato, ricevuto.
Preventivo con scadenza: Un’offerta al cliente con una data di validità. In RiVedi si crea, si stampa, si accetta o si rifiuta e si riapre; la schermata “Oggi” ricorda quelli in scadenza.
Reso e nota di credito: Il reso è un rimborso registrato in cassa, con la cassa aperta. La nota di credito elettronica è un documento a parte, che si emette dal reso quando serve.
Apertura e chiusura cassa: A inizio giornata si apre la cassa, a fine giornata si chiude: RiVedi dice se il cassetto torna, con contanti e POS separati.
Report di giornata: Il riepilogo della giornata per il titolare: incassato, contanti e POS, venduto per categoria e andamento della settimana, da stampare.
Riparazione: L’occhiale lasciato in negozio per un intervento. RiVedi stampa il tagliando, ne segue lo stato, incassa il prezzo in cassa e segnala quelle ferme da troppo.

Visita e contattologia

Refrazione: La misura del difetto visivo (sfera, cilindro, asse, addizione) che definisce la prescrizione. In RiVedi sta nella scheda visita e passa nell’occhiale con “Crea occhiale da questa prescrizione”, senza ricopiare i valori.
Anamnesi optometrica: La raccolta della storia visiva e generale del cliente. In RiVedi è una lista di voci da spuntare, con nota, frequenza, severità e occhio; è un dato sanitario cifrato (art. 9).
Contattologia (LAC): L’applicazione delle lenti a contatto. In RiVedi ha una scheda del cliente con anamnesi contattologica, test lacrimali, lenti di prova e definitiva, liquidi e il consenso informato LAC stampabile.

Magazzino e listini

Listino lenti: Il listino delle lenti oftalmiche: una scheda per lente (fornitore, marca, tipo, indice) con i trattamenti prezzati e il margine calcolato.
Fattibilità della lente: Il controllo che la lente scelta si possa produrre con quella gradazione. In RiVedi lo fa l’assistente lente dentro il preventivo.
Lotto e scadenza: I dati che accompagnano liquidi e lenti a contatto in magazzino. RiVedi li registra all’arrivo, li porta nei trasferimenti e impedisce di vendere un articolo scaduto.
DDT di trasferimento: Il documento di trasporto che accompagna la merce spostata da una sede all’altra. RiVedi lo stampa con la numerazione “TR n/anno” e la causale corretta.
Inventario valorizzato: La conta fisica del magazzino con il valore delle giacenze al costo. RiVedi rettifica le differenze alla chiusura e produce un verbale.
Scadenzario fornitori: Il riepilogo delle fatture fornitore da pagare: residuo, scadenze e stato. In RiVedi è riservato al titolare.

Clienti e richiami

Programma fedeltà (punti): Il cliente accumula punti per ogni euro speso e li usa per un premio, omaggio o sconto, che si applica in cassa. In RiVedi lo configurano titolare e manager.
Richiamo: Il promemoria per invitare il cliente a un nuovo controllo o acquisto. RiVedi propone chi richiamare (controllo in scadenza, ultimo acquisto lontano) e dal richiamo si prenota l’appuntamento.
Consenso per canale: Il consenso privacy raccolto separatamente per ogni canale di contatto (marketing, WhatsApp, SMS, email, profilazione). In RiVedi il cliente lo firma a schermo e ogni modifica resta scritta.
Messaggio WhatsApp: Da RiVedi un tocco apre WhatsApp con il messaggio già scritto (occhiale pronto, riparazione, richiamo): l’ottica lo controlla e lo invia dal proprio numero.
Prenotazione online: Il cliente prenota da un link che l’ottica mette su Google, sui social o sul sito. La richiesta arriva in agenda come “Richiesto” e va accettata, assegnando l’operatore.

Più negozi

Tutti i negozi: La scelta, in testata, che permette al titolare di vedere tutte le sedi insieme. Ogni sede ha la sua cassa e il suo magazzino; in Andamento il benchmark le mette a confronto.
Ruoli e permessi: In RiVedi i ruoli sono Titolare, Manager, Ottico, Optometrista, Venditore e Magazziniere. Il titolare corregge i permessi di ogni ruolo, e i permessi valgono sul server, non solo sullo schermo.
Andamento: La pagina dei numeri del negozio: fatturato, operatori, visite che diventano vendite, scontrino medio, confronto con l’anno scorso, clienti migliori e merce ferma da più di 6 mesi.

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