Informativa sulla Privacy

La presente Informativa descrive le modalità con cui IVEMIND Società Cooperativa Sociale(di seguito “Ivemind” o “Titolare”) tratta i dati personali degli utenti del sito rivedi.ai e del servizio rivedi, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 (“Codice della Privacy”). Utilizzando il sito o il servizio, l’utente prende atto delle pratiche qui descritte.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è IVEMIND Società Cooperativa Sociale, con sede legale in Via Werner von Siemens 23, 39100 Bolzano (BZ), Italia. Codice Fiscale e Partita IVA: IT03138990217. Iscritta al Registro delle Imprese di Bolzano n. 03138990217, REA BZ-235349. PEC: ivemindscs@pec.it. Per richieste relative al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti: privacy@ivemind.com(privacy), info@ivemind.com (assistenza e informazioni), sales@ivemind.com (richieste commerciali). Il Titolare non ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone i presupposti obbligatori ex Art. 37 GDPR; resta disponibile un referente privacy raggiungibile all’indirizzo sopra indicato.

2. Descrizione del servizio

rivedi è un software gestionale (SaaS) di tipo B2B per negozi e studi di ottica in Italia. Consente al negozio ottico (“Cliente” o “Tenant”) di gestire la propria attività — anagrafiche clienti, appuntamenti, cartella optometrica, vendite, magazzino, fatturazione — e di comunicare con i propri clienti finali, incluse notifiche tramite WhatsApp Business.

3. Categorie di dati trattati

Il Titolare tratta le seguenti categorie di dati personali: (a) dati di navigazione del sito rivedi.ai, raccolti tramite cookie e tecnologie analoghe (cfr. Cookie Policy), inclusi indirizzo IP, pagine visitate, dispositivo e browser, nonché dati sulle interazioni con le pagine (scorrimento, tempo di permanenza, sezioni viste, click su pulsanti e link); una parte di tali dati — compreso, in caso di invio del modulo di contatto, un identificatore casuale riferito alla singola richiesta — è trasmessa ai fornitori di misurazione anche prima della raccolta del consenso, senza cookie e senza identificativi persistenti, come descritto al § 5.1 della Cookie Policy; (a-bis) dati di misurazione pubblicitaria, previo consenso: identificatori di click delle campagne (gclid, wbraid, gbraid, fbclid), identificativi del browser generati dagli strumenti di terze parti e dati di conversione (visita di una pagina, invio del modulo di contatto), utilizzati per misurare l’efficacia delle campagne e per il retargeting, con conseguente profilazione a fini pubblicitarioperata dalle terze parti indicate al § 7; (b) dati di contatto forniti volontariamente tramite form o email (nome, email, eventuale messaggio); (c) dati relativi all’account del servizio (nome, email, ruolo, identificativo Cognito); (d) dati operativi inseriti dal Tenant per la propria attività: anagrafiche dei clienti finali, appuntamenti, pratiche di lavorazione, vendite e documenti, nonché — per le notifiche — numero di telefono, contenuto dei messaggi template inviati via WhatsApp, timestamp, ricevute di consegna e consensi; (e) categorie particolari di dati ex Art. 9 GDPR(dati relativi alla salute: refrazione, prescrizioni, anamnesi optometrica), trattati esclusivamente per conto del Tenant e protetti con cifratura a livello di campo; (f) dati di chi prova la demo (accesso di prova all’ambiente dimostrativo), descritti al § 8-bis.

4. Ruoli: Titolare e Responsabile del trattamento

Per i dati relativi all’account e alla navigazione del sito, Ivemind agisce in qualità di Titolare del trattamento. Per i dati dei clienti finali e per i dati sanitari inseriti dal Tenant nella piattaforma, Ivemind agisce in qualità di Responsabile del trattamento ex Art. 28 GDPR, mentre Titolare del trattamento rimane il negozio ottico (Tenant), che ha il dovere di informare i propri clienti e di raccogliere le basi giuridiche necessarie, incluso il consenso ex Art. 9 per i dati relativi alla salute.

5. Finalità e base giuridica

I dati sono trattati per: (i) erogazione del servizio e gestione del rapporto contrattuale con il Cliente (Art. 6.1.b GDPR); (ii) adempimento di obblighi legali, contabili e fiscali (Art. 6.1.c GDPR); (iii) sicurezza informatica, prevenzione frodi, audit e tutela giudiziale (Art. 6.1.f GDPR — legittimo interesse); (iv) invio di comunicazioni commerciali, esclusivamente previo consenso esplicito e revocabile (Art. 6.1.a GDPR); (v) statistiche di utilizzo del sito, previo consenso (Art. 6.1.a GDPR); limitatamente alla trasmissione di eventi privi di cookie che precede la scelta dell’utente — descritta in dettaglio al § 5.1 della Cookie Policy, cui si rinvia per l’elenco dei dati trasmessi — il legittimo interesse del Titolare alla misurazione dell’audience (Art. 6.1.f GDPR), con diritto di opposizione ex Art. 21 GDPR; (vi) marketing, misurazione delle conversioni pubblicitarie e retargetingtramite gli strumenti di Google e Meta descritti nella Cookie Policy, compresa la trasmissione lato server degli eventi di conversione collegati a una richiesta di contatto, esclusivamente previo consenso specifico e revocabile (Art. 6.1.a GDPR). Per i dati relativi alla salute, il trattamento è effettuato per conto del Tenant sulla base dell’Art. 9.2 GDPR e degli obblighi del Tenant quale professionista dell’ottica; Ivemind non ne determina le finalità. Per chi prova la demo, finalità e basi giuridiche sono descritte al § 8-bis.

6. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità: (a) dati di account e configurazione: durata del rapporto contrattuale; (b) dati operativi, clinici e WhatsApp: durata del contratto più 24 mesi successivi alla cessazione, salvo diversa richiesta del Cliente o obbligo di conservazione più lungo; (c) log tecnici e audit: 12 mesi; (d) dati di analisi del sito: conservazione a livello di evento presso Google per un massimo di 14 mesi; i relativi cookie _ga e _ga_* hanno una durata di 2 anni; (d-bis) cookie di marketing: _fbp e _fbc di Meta 90 giorni, _gcl_au e _gcl_aw di Google 90 giorni; identificatori di click conservati dal sito per la sola durata della sessione del browser; (d-ter) registrazione della scelta sui cookie: 365 giorni; (e) dati fiscali e contabili: 10 anni come previsto dalla normativa italiana; (f) dati di chi prova la demo: come indicato al § 8-bis. Al termine i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. Le durate dei cookie sono riepilogate per categoria nella Cookie Policy.

7. Responsabili del trattamento, contitolari e trasferimenti extra-UE

Per l’erogazione del servizio il Titolare si avvale di responsabili del trattamento ex Art. 28 GDPR, vincolati da appositi contratti (DPA): (i) Amazon Web Services EMEA SARL, fornitore dell’infrastruttura cloud, con dati ospitati nella regione eu-central-1 (Francoforte, Germania); (ii) Meta Platforms Ireland Ltd, per l’integrazione con la piattaforma WhatsApp Business, limitatamente alla consegna delle notifiche template ai clienti finali del Tenant; (iii) Google Ireland Ltd (Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda), per la misurazione statistica del sito tramite Google Analytics 4 e per la misurazione delle campagne pubblicitarie tramite Google Ads; (iv) Slack Technologies Limited(Dublino, Irlanda), per ricevere le segnalazioni che gli utenti dell’applicazione inviano con il pulsante “Serve aiuto?” (testo, eventuale schermata e contesto tecnico). L’elenco nominale aggiornato dei responsabili è disponibile a richiesta scrivendo a privacy@ivemind.com.

Contitolarità. Rispetto ai dati sugli eventi raccolti sul sito rivedi.ai tramite il Meta Pixel — strumento predisposto ma non ancora attivo, cfr. Cookie Policy — il rapporto con Meta Platforms Ireland Ltd non è di responsabilità ex Art. 28 bensì di contitolarità del trattamento ex Art. 26 GDPR, limitatamente alla raccolta di tali dati e alla loro trasmissione a Meta; i trattamenti successivi effettuati da Meta per finalità proprie sono di titolarità esclusiva di Meta. L’essenza dell’accordo è resa disponibile nella Cookie Policy, che ne indica anche i riferimenti pubblicati da Meta. Si tratta di una qualificazione distinta da quella del punto (ii), che riguarda invece le sole notifiche WhatsApp inviate dal Tenant ai propri clienti finali.

Trasferimenti extra-UE. Google Ireland Ltd, Meta Platforms Ireland Ltd e Slack Technologies Limited possono trasferire dati alle rispettive società statunitensi. Tali trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Frameworkadottata dalla Commissione europea il 10 luglio 2023 — cui Google LLC, Meta Platforms, Inc. e Slack Technologies, LLC (tramite Salesforce) aderiscono — e, in via residuale, delle Clausole Contrattuali Standard di cui alla decisione (UE) 2021/914, con misure supplementari. I dati del servizio gestionale (inclusi quelli clinici) restano invece ospitati esclusivamente nell’Unione Europea.

8. Notifiche WhatsApp ai clienti finali (utenti dei Clienti)

rivedi consente al Tenant di inviare, tramite la WhatsApp Business Platform di Meta, notifiche basate su template ai propri clienti finali che hanno espresso il relativo consenso (promemoria appuntamento, avviso “occhiale pronto”, richiami per il controllo della vista). Rispetto a tali contatti finali, Ivemind agisce in qualità di Responsabile del trattamento ex Art. 28 GDPR, mentre Titolare rimane il Tenant, che ha il dovere di informare i propri contatti e raccogliere le basi giuridiche necessarie. I dati trattati (numero di telefono del contatto, contenuto del messaggio template, timestamp, ricevute di consegna) sono ospitati esclusivamente nell’Unione Europea (AWS Francoforte) e condivisi con Meta unicamente per la consegna del messaggio. Eventuali richieste degli interessati finali (accesso, cancellazione, rettifica) devono essere indirizzate in prima istanza al Tenant Titolare del trattamento; Ivemind fornisce supporto tecnico al Tenant per darvi esecuzione. Vedi anche la pagina Cancellazione dei dati.

8-bis. Chi prova la demo (accesso di prova all’ambiente dimostrativo)

Questa sezione riguarda chi riceve da Ivemind un accesso a tempo all’ambiente dimostrativo di rivedi (la “demo”), regolato dalle Condizioni di utilizzo della Demo che si accettano al primo accesso. Per questi dati Ivemind è Titolare del trattamento.

Dati trattati.(a) I dati che ci fornisci per attivare la prova: nome e cognome, indirizzo email e, se li indichi, nome e città del negozio, telefono e partita IVA, oltre alle note interne di chi ti attiva l’accesso. (b) I dati dell’accesso: l’account di autenticazione con la tua email, lo pseudonimo con cui compari nella demo (per esempio “Prova 07”), le date di attivazione, proroga e scadenza, il primo e l’ultimo accesso. (c) La registrazione dell’accettazione delle Condizioni: versione e impronta del testo, approvazione specifica delle clausole, data e ora, indirizzo IP e browser. (d) L’uso della demo: per ogni giornata, quante operazioni compi nelle diverse aree dell’applicazione (per esempio vendite, appuntamenti, clienti), contate prima dell’azzeramento notturno. (e) Le segnalazioni che invii con il pulsante “Serve aiuto?”: il testo, l’eventuale schermata e il contesto tecnico (pagina, dimensioni dello schermo, identificativo dell’accesso). (f) Se usi l’assistente di dettatura, il testo dettato, che serve a comporre la bozza della scheda e non viene conservato dal fornitore né usato per addestrare modelli. (g) Il tuo consenso facoltativo a ricevere proposte commerciali, se lo dai, e la sua eventuale revoca (versione e impronta del testo, data e ora, e da dove: l’app, la console o il collegamento in fondo alle email). (h) Le email automatiche che ti mandiamo: quale, quando, se è partita.

Nella demo non devi inserire dati personali (art. 4 delle Condizioni): dentro l’ambiente compari solo con lo pseudonimo, e gli altri partecipanti non vedono il tuo nome né la tua email. Ciò che inserisci nella demo si cancella con l’azzeramento notturno.

Finalità e basi giuridiche.(i) Attivare, gestire, prolungare e chiudere il tuo accesso e mandarti le comunicazioni sulla prova (credenziali, proroghe, avvisi automatici come quello della scadenza): esecuzione della richiesta che ci hai fatto (Art. 6.1.b GDPR). (ii) Conservare la prova della tua accettazione delle Condizioni e garantire la sicurezza dell’ambiente condiviso, anche prevenendo gli abusi: legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR). (iii) Seguirti durante la prova e migliorare il prodotto: ogni mattina i fondatori di Ivemind ricevono per email un riepilogo interno con, per ciascun accesso, nome, negozio e città, pseudonimo, ultimo accesso, accettazione delle Condizioni e numero di operazioni del giorno prima per area dell’applicazione. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR); puoi opporti in qualsiasi momentoscrivendo a privacy@ivemind.com. (iv) Rispondere alle tue segnalazioni: legittimo interesse (Art. 6.1.f GDPR). (v) L’assistente di dettatura, se scegli di usarlo: esecuzione della funzione richiesta (Art. 6.1.b GDPR). (vi) Se lo accetti con la casella facoltativa (al primo accesso o dal tuo profilo), ricontattarti via email o telefono con informazioni e proposte commerciali su rivedi.ai, anche dopo la fine della prova: consenso (Art. 6.1.a GDPR). Non usiamo i dati della prova per inviarti comunicazioni commerciali senza il tuo consenso; puoi revocarlo in qualsiasi momento dal profilo durante la prova, con il collegamento in fondo a ogni email commerciale o scrivendo a privacy@ivemind.com, senza conseguenze sulla prova.

Il conferimento di nome ed email è necessario per attivare l’accesso; gli altri dati dell’attivazione sono facoltativi.

Conservazione.Dati dell’attivazione, dell’accesso e dell’uso: per la durata della prova e i 12 mesi successivi alla sua chiusura, poi resi anonimi. L’account di autenticazione si cancella alla scadenza o alla revoca dell’accesso. Registrazione dell’accettazione delle Condizioni, con l’email con cui hai accettato: 10 anni, con indirizzo IP e browser cancellati dopo 12 mesi. Riepiloghi del mattino: nelle caselle di posta dei fondatori, per il tempo necessario a seguire la prova e comunque non oltre 12 mesi dalla sua chiusura. Segnalazioni: per il tempo necessario a gestirle. Consenso alle proposte commerciali: vale fino alla revoca e comunque non oltre 24 mesi da quando l’hai dato; la registrazione della concessione e della revoca si conserva come prova per lo stesso periodo della registrazione dell’accettazione delle Condizioni. Log tecnici: 12 mesi, come al § 6.

Fornitori e trasferimenti.Amazon Web Services EMEA SARL, con dati nella regione eu-central-1 (Francoforte), per l’infrastruttura, l’autenticazione (Amazon Cognito), le email di servizio (Amazon SES) e l’assistente di dettatura (Amazon Bedrock, in regioni dell’Unione Europea); Slack Technologies Limited, per ricevere le segnalazioni inviate con “Serve aiuto?”, con possibile trasferimento negli Stati Uniti sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework (§ 7). La trascrizione della voce, quando usi la dettatura, la fa il tuo browser: se non può farla sul dispositivo, l’audio è elaborato dal fornitore del browser (Google per Chrome, Apple per Safari) secondo le sue condizioni, al di fuori del nostro controllo.

Diritti.Hai i diritti descritti al § 9 (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) e puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per esercitarli, o per opporti al riepilogo del mattino, scrivi a privacy@ivemind.com. Per tutto ciò che riguarda la prova (proroghe, domande) scrivi a sales@ivemind.com.

9. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli Articoli 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione (“diritto all’oblio”), limitazione, portabilità, opposizione al trattamento basato su legittimo interesse, nonché diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate. Le richieste vanno inoltrate a privacy@ivemind.com e ricevono riscontro entro 30 giorni. Resta impregiudicato il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo competente.

Dove il trattamento si fonda sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca (Art. 7.3 GDPR). Per i cookie e gli strumenti di tracciamento la revoca si esercita direttamente dal collegamento “Preferenze cookie” presente nel piè di pagina del sito, con effetto immediato: modalità e conseguenze sono descritte nella Cookie Policy.

10. Minori

Il servizio rivedi non è destinato a minori di 16 anni. Il Titolare non raccoglie consapevolmente dati personali di minori tramite il sito. I dati dei clienti finali del Tenant, ivi compresi eventuali minori assistiti, sono trattati sotto la responsabilità del Tenant Titolare. Chi ritenga che un minore abbia fornito dati personali tramite il sito è invitato a contattare privacy@ivemind.com.

11. Modifiche all’Informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente Informativa per riflettere modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione più recente è sempre pubblicata su rivedi.ai con indicazione della data di ultimo aggiornamento e del numero di versione. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno informati con congruo anticipo.

12. Contatti

Per richieste privacy, esercizio dei diritti o chiarimenti: privacy@ivemind.com. Per richieste commerciali: sales@ivemind.com. Per assistenza e informazioni: info@ivemind.com. Comunicazioni ufficiali via PEC: ivemindscs@pec.it. Sede legale: IVEMIND Società Cooperativa Sociale, Via Werner von Siemens 23, 39100 Bolzano (BZ), Italia.